CCEM La Conférence canadienne sur l’éducation médicale

La formation médicale axée sur les competences : mettre les voiles pour le changement

Centre des congrès d’Halifax

Du 28 avril au 1er mai | Halifax, Nouvelle-Écosse

Formulaire de demande de reunion

Ce formulaire doit être soumis d’ici le lundi 2 avril 2018

Veuillez utiliser un formulaire pour chaque événement que vous organisez à la CCEM 2018.

Durée de la réunion Réunion réservée avant le 31 décembre 2017 Réunion réservée après le 1er janvier 2018
Réunion se tenant les jeudi 26 avril, vendredi 27 avril ou samedi 28 avril Réunion se tenant les dimanche 29 avril, lundi 30 avril ou mardi 1er mai Réunion se tenant les jeudi 26 avril, vendredi 27 avril et samedi 28 avril Réunion se tenant les dimanche 29 avril, lundi 30 avril et mardi 1er mai
0-4h $250.00 $275.00 $300.00 $325.00
4h et plus $400.00 $450.00 $500.00 $550.00

Ces taux sont seulement pour réserver la salle. Ces frais ne s’appliquent pas aux organismes partenaires de la CCEM et aux réceptions des facultés universitaires. L’audio-visuel et le service de restauration seront facturés à part.

À noter: Si vous n’assistez pas à la conférence, mais que vous assistez à des réunions avant ou durant la conférence, vous êtes toujours tenu de vous inscrire à la conférence. Dans ce but, nous proposons des tarifs d’inscription à la journée sur le formulaire d’inscription.

Renseignements sur la réunion


PRÉSIDENT(E) :
Fait référence à la personne qui anime l’activité sur les lieux de la CCEM 2018, non pas la personne qui organise l’activité.

Exemple : doyen(ne), président(e) du Comité (veuillez préciser le comité), directeur/trice, vice-président(e), etc.

CO-PRÉSIDENT(E) (le cas échéant) :

Exemple : Doyen(ne), président(e) du Réseau national des éducateurs en santé publique, directeur(trice), vice-président(e), etc.

Facturation

L’information ci-dessous devrait indiquer le nom de la personne qui recevra la facture finale après la CCEM 2018

COORDONNATEUR(TRICE) D’ACTIVITÉ

Le/la coordonnateur(trice) d’activité agit comme point de contact pour toute question concernant la disposition de la salle, l’aspect audiovisuel, les services de traiteur ou toute autre question logistique relative à l’activité.

DÉTAILS CONCERNANT LA SALLE

Dates/heures d’interdiction :

  • Samedi le 28 avril 2018 16 h à 18 h 30
  • Dimanche le 29 avril 2018 16 h 30 à 21 h 30
  • Dimanche le 29 avril 2018 13 h à 14 h 30
  • Lundi le 30 avril 2018 10 h 30 à 11 h 30
  • Mardi le 1er mai 2018 10 h 30 à 11 h 30

Horaire souhaité :

 

Veuillez noter que les salles seront attribuées en fonction de ce nombre

DISPOSITION DE LA SALLE

ALIMENTS ET BOISSONS

Dans l’affirmative, on communiquera avec le/la coordonnateur(trice) de l’activité pour lui fournir plus de renseignements.

MATÉRIEL AUDIO-VISUEL

À noter que des frais sont imputés pour toutes les commandes liées à l’audio-visuel. Veuillez indiquer si vous avez besoin du matériel audio-visuel suivant

MODALITÉS

Le formulaire de demande d’événement doit être reçu au plus tard le lundi 27 novembre 2017 à 22 h 59

Dans le paragraphe ci-dessous ‘les établissements’ représentent le Centre des congrès d’Halifax et l’hôtel Prince George. D’autres établissements peuvent postuler.

Toutes les demandes concernant la disposition des salles, les services de restauration et le matériel audio-visuel se feront par l’entremise du secrétariat de la Conférence canadienne sur l’éducation médicale situé dans les bureaux de l’Association des facultés de médecine du Canada.

Veuillez ne pas contacter directement les établissements concernant votre événement à la CCEM 2018. Certaines exceptions peuvent s’appliquer avec le consentement de la CCEM.

Nous étudierons toutes les demandes concernant la disposition des salles et les horaires; cependant, le secrétariat de la CCEM se réserve le droit d’apporter les ajustements nécessaires.

Restauration

La demande initiale pour le traiteur doit être envoyée au secrétariat de la CCEM au plus tard avant le lundi 5 mars 2018.

Tous les services de restauration doivent être fournis par les établissements où se dérouleront les activités de la Conférence. Si des aliments étaient apportés de l’extérieur dans les salles réservées à la Conférence, l’amende infligée par l’hôtel ou le centre de conférence sera redirigée à l’organisation qui occupait la salle.

Matériel audio-visuel

Les demandes initiales concernant le matériel audio-visuel seront transmises à la CCEM avec la présente demande.

Tout le matériel audio-visuel doit être commandé par la CCEM par l’entremise de Freeman, le fournisseur de matériel audio-visuel de la Conférence.

L’utilisation d’équipement personnel comme les ordinateurs portables et les projecteurs est permise avec l’accord de la CCEM.

Les frais de main d’œuvre liés à l’installation et au démontage du matériel audio-visuel seront facturés à l’auteur de la commande après la Conférence en fonction de la taille, de la complexité et de la durée de l’activité.

Disposition de la salle

Afin de pouvoir accueillir le plus grand nombre de groupes, il ne sera peut-être pas possible de vous offrir la disposition demandée pour la salle si on manque de temps pour modifier l’espace réservé.

La CCEM se réserve le droit de modifier la disposition demandée ou de changer une activité de salle au besoin. Tout changement sera communiqué au coordonnateur de l’activité.

Programme final

Titre de session, nom des , et autre information liés à la fonction (y compris les changements demandés au programme préliminaire) doivent être reçus avant le lundi 5 février 2018.

Échéance finale

Tous changements concernant le nombre de délégués, exigence sur l’audio-visuel, service de traiteur ou les configurations de la salle de réunion doivent être directement envoyés au secrétariat de la CCEM le plus tôt possible et avant le lundi 5 mars 2018.

Il ne nous sera peut-être pas possible d’effectuer des changements après cette date, mais nous ferons de notre mieux pour composer avec les imprévus.

Facturation

Les frais encourus pour une réservation de salle, service de traiteur et l’audio-visuel seront la responsabilité de la personne qui fera la demande de réservation. Les réservations seront facturées par CCEM après la conférence.