Formulaire de demande d'activité

Ce formulaire doit être soumis au plus tard le vendredi 11 janvier 2019. Après cette date, nous ne pouvons garantir les salles.

Veuillez utiliser un formulaire distinct pour chaque activité que vous organisez dans le cadre de la CCEM 2019.

Durée de la réunion Réunion réservée avant le 31 décembre 2018 Réunion réservée après le 1er janvier 2019
Réunion ayant lieu le jeudi 11 avril, le vendredi 12 avril ou le samedi 13 avril Réunion ayant lieu le dimanche 14 avril, le lundi 15 avril ou le mardi 16 avril Réunion ayant lieu le jeudi 11 avril, le vendredi 12 avril ou le samedi 13 avril Réunion ayant lieu le dimanche 14 avril, le lundi 15 avril ou le mardi 16 avril
Jusqu’à 4 h $250.00 $275.00 $300.00 $325.00
4 heures et plus $400.00 $450.00 $500.00 $550.00

Ces frais s'appliquent uniquement aux réservations de salles. Les demandes de services audio/visuels et les demandes d’aliments et de boissons seront facturées. Ces frais ne s'appliquent pas aux organisations partenaires de la CCEM et aux réceptions des membres du corps professoral des universités.

À noter: Si vous n'assistez pas à la Conférence, mais que vous assistez à des réunions avant ou pendant la Conférence, vous devez quand même vous inscrire à la Conférence. Il y a des « inscriptions à la journée » sur le formulaire d\'inscription à cet effet.

DÉTAIL DES RÉSERVATIONS

Veuillez indiquer si cette demande est soumise pour une réunion d'un Comité ou d'un Réseau de l'AFMC
Type de séance

Veuillez noter que les réunions de toute nature ne seront pas réservées pendant les périodes d'interdiction suivantes.

Dates/heures d'interdiction :

  • Le samedi 18 avril 2020, de 16 h à 18 h 30
  • Le dimanche 19 avril 2020, de 10 h 00 à 11 h 30
  • Le dimanche 19 avril 2020, de 15 h 30 à 16 h 30
  • Le lundi 20 avril 2020, de 8 h 30 à 9 h 30
  • Le mardi 21 avril 2020, de 10 h 30 à 11 h 30

L’activité se déroule-t-elle sur plusieurs jours?

Jour 1 1er choix (début)

Jour 1 1er choix (fin)


Jour 1 2e choix (début)

Jour 1 2e choix (fin)


Veuillez noter que les salles seront attribuées en fonction de ce nombre.

CONFIGURATION DE LA SALLE

Personnel

PRÉSIDENT :
Fait référence à la personne qui anime l’activité sur place à la CCEM 2020, non la personne qui l’organise.

Exemple : Doyen, président du Réseau des éducateurs en santé publique, directeur, vice-président, etc.

CO-PRÉSIDENT (le cas échéant) :

Exemple : Doyen, président du Réseau des éducateurs en santé publique, directeur, vice-président, etc.


COORDONNATEUR DE L’ACTIVITÉ

Le coordinateur de l'activité est le point de contact pour toutes les questions concernant l'installation, l'audiovisuel, les services de traiteur ou d'autres aspects logistiques de l'activité.

ALIMENTS ET BOISSONS

Veuillez indiquer si vous devez avoir recours à un service de traiteur pour votre séance individuelle

Si « oui », coordonnatrice de conférence, communiquera avec le coordonnateur de l’activité pour lui fournir d’autres renseignements.

ÉQUIPEMENT AUDIOVISUEL

Veuillez indiquer si vous aurez besoin de l’équipement audiovisuel suivant :

Projecteur
Écran

Ordinateur portable
Tableau-papier

Téléphone de téléconférence
Podium

Microphone
Barres d’alimentation/Rallonge électrique

FACTURATION

L'information ci-dessous devrait indiquer qui recevra la facture finale au terme de la CCEM 2020.

MODALITÉS

Le Formulaire de demande d’activité doit nous parvenir au plus tard à 23 h 59, le vendredi 10 janvier 2020.

Toutes les demandes d'activités sont traitées selon le principe du « premier arrivé, premier servi ». Le nombre de salles étant limité, notre équipe fera de son mieux pour répondre à vos besoins, mais nous ne pouvons garantir la disponibilité de ces salles. Le Formulaire de demande d’activité doit nous parvenir au plus tard à 23 h 59, le vendredi 10 janvier 2020.

Dans le communiqué suivant, on entend par « établissement » le Hyatt Regency et le Fairmont Vancouver. D’autres établissements peuvent participer.

Toutes les demandes relatives à l'aménagement des salles, aux services de traiteur et au matériel audiovisuel devront être traitées par le Secrétariat de la Conférence canadienne sur l'éducation médicale (CCEM) qui est situé dans les bureaux de l'Association des facultés de médecine du Canada.

Veuillez ne pas communiquer directement avec les établissements en ce qui concerne votre activité dans le contexte de la CCEM 2020. Certaines exceptions peuvent s'appliquer avec le consentement de la CCEM.

Nous étudierons toutes les demandes relatives à une salle précise, à sa disposition et à l’horaire souhaité. Cependant, le secrétariat de la CCEM se réserve le droit d’apporter certains ajustements au besoin.

Services de traiteur

Les demandes initiales concernant les services de traiteur doivent parvenir au secrétariat de la CCEM au plus tard le vendredi 28 février 2020.

Tous les services de traiteur doivent être fournis par les établissements. Si de la nourriture extérieure est apportée dans les salles où se déroulent les activités, l'amende infligée par l'hôtel ou le centre de conférence sera redirigée vers l'organisation affectée à la salle accueillant l’activité.

Équipement audiovisuel (AV)

Les exigences initiales en matière d'audiovisuel seront fournies à la CCEM avec cette demande.

Tous les équipements audiovisuels doivent être commandés par la CCEM par l'entremise du fournisseur audiovisuel Freeman.

L'utilisation d'équipement personnel, comme les ordinateurs portables et les projecteurs, est permise avec l'approbation de la CCEM.

Les coûts de main-d’œuvre afférents au montage et au démontage du matériel audiovisuel seront facturés au client après la conférence en fonction de la taille, de la complexité et de la durée de l’activité.

Disposition de la salle

Afin d'accommoder le plus grand nombre de groupes, il se peut que la configuration de salle demandée ne soit pas disponible s'il n'y a pas assez de temps pour remanier l'espace réservé.

La CCEM se réserve le droit de modifier la configuration ou de déplacer une activité au besoin. Nous ferons part de tout changement au coordonnateur de l’activité.

Programme final en ligne et application mobile

Le titre des séances, le nom des présidents/co-présidents et tout autre renseignement lié à l’activité (y compris les modifications requises à partir du Programme préliminaire) doivent nous parvenir au plus tard le vendredi 7 février 2020.

Date limite

Tout changement relatif au nombre de délégués assistant à des réceptions distinctes, aux exigences en matière de services audiovisuels, aux besoins relatifs aux services de traiteur ou à l'aménagement des salles doit être acheminé au secrétariat de la CCEM dès que possible et avant le vendredi 6 mars 2020.

Il se peut que les changements ne soient plus possibles après cette date, mais nous ferons de notre mieux pour nous adapter à toute circonstance imprévue.

Facturation

Les coûts engagés relativement aux services de traiteur et à l’audiovisuel seront imputés au client et seront facturés par la CCEM après la conférence.

Le paiement relatif à votre activité doit nous parvenir au plus tard 6 semaines après l'émission de la facture finale de l'AFMC. Tout paiement final reçu après cette date est assujetti à des frais de retard de 250,00 $ CAN.