Formulaire de demande d'activité

Ce formulaire doit être soumis au plus tard le vendredi 11 janvier 2019. Après cette date, nous ne pouvons garantir les salles.

Veuillez utiliser un formulaire distinct pour chaque activité que vous organisez dans le cadre de la CCEM 2019.

Durée de la réunion Réunion réservée avant le 31 décembre 2018 Réunion réservée après le 1er janvier 2019
Réunion ayant lieu le jeudi 11 avril, le vendredi 12 avril ou le samedi 13 avril Réunion ayant lieu le dimanche 14 avril, le lundi 15 avril ou le mardi 16 avril Réunion ayant lieu le jeudi 11 avril, le vendredi 12 avril ou le samedi 13 avril Réunion ayant lieu le dimanche 14 avril, le lundi 15 avril ou le mardi 16 avril
Jusqu’à 4 h $250.00 $275.00 $300.00 $325.00
4 heures et plus $400.00 $450.00 $500.00 $550.00

Ces frais s'appliquent uniquement aux réservations de salles. Les demandes de services audio/visuels et les demandes d’aliments et de boissons seront facturées. Ces frais ne s'appliquent pas aux organisations partenaires de la CCEM et aux réceptions des membres du corps professoral des universités.

À noter: Si vous n'assistez pas à la Conférence, mais que vous assistez à des réunions avant ou pendant la Conférence, vous devez quand même vous inscrire à la Conférence. Il y a des « inscriptions à la journée » sur le formulaire d'inscription à cet effet.

Renseignements sur la réunion


Veuillez noter que les réunions de toute nature ne seront pas réservées pendant les périodes d'interdiction suivantes.

Dates/heures d'interdiction :

  • Le samedi 13 avril 2019, de 16 h à 18 h 30
  • Dimanche 14 avril 2019, de 8 h 30 à 9 h 30
  • Dimanche 14 avril 2019, de 13 h 30 à 15 h 00
  • Le lundi 15 avril 2019, de 8 h 30 à 9 h 30
  • Le mardi 16 avril 2019, de 10 h 30 à 11 h 30

L'événement durera-t-il plusieurs jours ?

Jour 1 1er choix (début)

Jour 1 1er choix (fin)


Jour 1 2e choix (début)

Jour 1 2e choix (fin)


Jour 2 1er choix (début)

Jour 2 1er choix (fin)


Jour 2 2e choix (début)

Jour 2 2e choix (fin)


Nombre estimatif de participants.

DISPOSITION DE LA SALLE

Personnel

PRÉSIDENT :
Désigne la personne qui anime l'activité sur place à la CCEM 2019, et non la personne qui l'organise. Le nom complet, le titre et l'organisation du président seront publiés dans le programme préliminaire et dans le programme final de la CCEM 2019.

Exemple : Doyen, président du comité (veuillez préciser le comité), directeur, vice-président, etc.

CO-PRÉSIDENT (le cas échéant) :

Exemple : Doyen, président du Réseau des éducateurs en santé publique (veuillez préciser le comité), directeur, vice-président, etc.


COORDONNATEUR DE L’ACTIVITÉ ):

Le coordinateur de l'activité est le point de contact pour toutes les questions concernant l'installation, l'audiovisuel, les services de traiteur ou d'autres aspects logistiques de l'activité.

FALIMENTS ET BOISSONS

Si « oui », coordonnatrice de conférence, communiquera avec le coordonnateur de l’activité pour lui fournir d’autres renseignements.

ÉQUIPEMENT AUDIOVISUEL

Veuillez indiquer si vous aurez besoin de l’équipement audiovisuel suivant :




FACTURATION

L'information ci-dessous devrait indiquer qui recevra la facture finale au terme de la CCEM 2019.

MODALITÉS

Le Formulaire de demande d’activité doit nous parvenir au plus tard à 23 h 59, le vendredi 11 janvier 2019.

Dans l'énoncé suivant, les « établissements » font référence au Scotiabank Convention Centre, au Marriot Niagara Falls Gateway on the Falls et au Marriott Niagara Falls Falls Fallsview. D'autres établissements peuvent présenter une demande.

L'aménagement des salles, les demandes de services de traiteur et les exigences audiovisuelles se feront par l'entremise du secrétariat de la Conférence canadienne sur l'éducation médicale (CCEM) situé dans les bureaux de l'Association des facultés de médecine du Canada.

Veuillez ne pas communiquer directement avec les établissements en ce qui concerne votre activité dans le contexte de la CCEM 2019. Certaines exceptions peuvent s'appliquer avec le consentement de la CCEM.

Nous étudierons toutes les demandes relatives à une salle précise, à sa disposition et à l’horaire souhaité. Cependant, le secrétariat de la CCEM se réserve le droit d’apporter certains ajustements au besoin.

Services de traiteur

Les demandes initiales concernant les services de traiteur doivent parvenir au secrétariat de la CCEM au plus tard le vendredi 1er mars 2019.

Tous les services de traiteur doivent être fournis par les établissements. Si de la nourriture extérieure est apportée dans les salles où se déroulent les activités, l'amende encourue à l'hôtel ou au centre de conférence sera redirigée vers l'organisation affectée à la salle accueillant l’activité.

Équipement audiovisuel (AV)

Les exigences initiales en matière d'audiovisuel seront fournies à la CCEM avec cette demande.

Tous les équipements audiovisuels doivent être commandés par la CCEM par l'entremise du fournisseur audiovisuel Freeman.

L'utilisation d'équipement personnel, comme les ordinateurs portables et les projecteurs, est permise avec l'approbation de la CCEM.

Les frais de montage et de démontage seront facturés au client après la conférence en fonction de la taille, de la complexité et de la durée de l’activité.

Disposition de la salle

Afin d'accommoder le plus grand nombre de groupes, il se peut que la configuration de salle demandée ne soit pas disponible s'il n'y a pas assez de temps pour remanier l'espace réservé.

La CCEM se réserve le droit de modifier la configuration ou de déplacer une activité au besoin. Nous ferons part de tout changement au coordonnateur de l’activité.

Programme final

Le titre des séances, le nom des présidents/co-présidents et tout autre renseignement lié à l’activité (y compris les modifications requises à partir du Programme préliminaire) doivent être reçus au plus tard le vendredi 8 février 2019.

Échéance ultime

Tout changement relatif au nombre de délégués assistant à des réceptions individuelles, aux besoins audiovisuels, aux besoins de restauration ou à l'aménagement des salles de réception doit être acheminé au secrétariat de la CCEM le plus tôt possible et avant le lundi 15 mars 2019.

Il se peut que les changements ne soient plus possibles après cette date, mais nous ferons de notre mieux pour nous adapter à toute circonstance imprévue.

Facturation

Les coûts engagés relativement aux services de traiteur et à l’audiovisuel seront imputés au client et seront facturés par la CCEM après la conférence.

Remarque : L’AFMC couvrira le coût de l’équipement d’AV de base comme les écrans, les projecteurs à cristaux liquides et les tableaux-papier pour tous les comités de l’AFMC uniquement. Nous fournirons davantage de détails à ces comités.